Atualização: 28/06/2017
Verificar manual de solicitação de viagem
O interessado em solicitar viagens internacionais deverá verificar o manual de solicitação de viagens (http://www.ufjf.br/planejamento/files/2016/01/CheckList_PCDP_Internavional_v1.pdf) , ou acessar a guia de manuais no site da Pró-reitoria de planejamento, orçamento e finanças, disponível em: http://www.ufjf.br/planejamento/scdp/.
Colher assinaturas
Após verificar o manual, o interessado deverá separar os documentos e colher as assinaturas necessárias. O diretor ou vice-diretor o qual o servidor está subordinado é o responsável pelas assinaturas que dizem respeito aos ônus e no “Campo 03” do formulário de afastamento internacional, enquanto a sua chefia imediata é o responsável pela assinatura que diz respeito à autorização do afastamento, no “Campo 02” do referido formulário.
Entregar no setor de cadastramento
Com os documentos em mãos, o interessado deverá se dirigir ao setor responsável pelo cadastramento. TAEs lotados nos setores ligados à Direção Geral entregarão a documentação no setor de Orçamento e Finanças, Docentes e TAEs ligados aos institutos entregarão à sua respectiva secretaria de curso, os Diretores deverão entregar a documentação nas suas respectivas secretarias. Esta solicitação deverá ser efetuada com antecedência mínima de 45 dias com relação ao início da viagem devido às análises e procedimentos que deverão ser efetuados no SCDP.
Verificar documentos
Os documentos serão analisados previamente pelo servidor responsável pelo cadastramento e, caso encontre alguma pendência, deverá informar ao interessado para que este possa realizar os ajustes necessários.
Efetuar cadastramento / ajuste
Com os documentos corretos em mãos o servidor responsável, denominado como Solicitante de Viagem no SCDP, irá efetuar o cadastramento da viagem no SCDP.
Reserva de passagem
Caso o interessado tenha solicitado passagem, o servidor responsável, denominado Solicitante de Passagem nesta etapa, dará início ao processo de reserva de passagem*.
Avaliação do proponente
Após realizar a etapa anterior, ou caso não tenha reserva de passagem, o processo será encaminhado para a avaliação do proponente (diretores do instituto, diretor geral ou coordenadores administrativos). Se houver aprovação nesta etapa do processo haverá sequência para a próxima etapa, se não houver, o processo estará encerrado. O proponente poderá ainda declarar pendência, neste caso o processo retornará para etapa de cadastramento, afim de que seja realizado(s) o(s) ajuste(s) necessário(s).
Aprovação do ministro dirigente
Caso a viagem seja aprovada pelo proponente, ela passará para a aprovação do ministro dirigente (Reitor ou Vice-Reitor), podendo ser aprovada(continuidade normal do processo), reprovada (fim do processo) ou declarada pendência (o processo retorna para etapa de cadastramento, afim de que seja realizados os ajustes necessários). Simultaneamente será aberto um processo na Pró-RH para emissão da portaria para afastamento do país, que será divulgado no Diário Oficial da União (DOU). Esta etapa ocorrerá simultaneamente às etapas de aprovação da autoridade superior, aprovação de despesas e a emissão de bilhete, caso o afastamento tenha características que ocasionem tais etapas.
Aprovação da autoridade superior
O próprio site do SCDP categorizará o processo caso se enquadre em casos especiais; tendo acontecido essa categorização, o processo será analisado por autoridade do Campus Sede, podendo ser o Reitor ou autoridade delegada por este. Nesta etapa o processo poderá, assim como na etapa anterior, ser aprovado (segue o processo), reprovado (processo encerra) ou mesmo poderá ser declarada pendência; neste último caso o processo volta para etapa de cadastramento para que seja realizado o(s) ajuste(s) necessário(s).
Aprovação de despesas
Com a aprovação da autoridade superior (no caso de casos especiais) ou diretamente após a aprovação da viagem (para os casos demais casos), caso haja custeio de diárias e/ou passagens, o processo irá para a etapa de aprovação de despesa, que será feito por autoridade do Campus Sede, normalmente o Pró-Reitor de Planejamento ou outra autoridade delegada pelo Reitor. Se as despesas forem aprovadas o processo terá sequência, caso reprovado o processo será encerrado, caso seja declarada pendência o processo volta para etapa de cadastramento a fim de que seja realizado o(s) ajuste(s) necessário(s).
Emitir bilhetes
Caso haja a solicitação de compra de passagem, nesta etapa serão emitidos os bilhetes de viagem, tanto pela compra direta, em caso de bilhetes aéreos nacionais, quanto via agência de viagem, para bilhetes aéreos nacionais para roteiros não abrangidos pela compra direta, bilhetes aéreos internacionais ou bilhetes rodoviários.
Execução financeira
Caso haja pedido de diárias, o processo irá para execução financeira, onde o valor referente às diárias será repassado ao interessado via ordem bancária emitida pela Coordenação de Execução e Suporte Financeiro (COESF), no Campus Sede.
*Processo com descritivo próprio
