Atualização: 28/06/2017

Verificar manual de solicitação de viagem

O interessado em solicitar viagens internacionais deverá verificar o manual de solicitação de viagens (http://www.ufjf.br/planejamento/files/2016/01/CheckList_PCDP_Internavional_v1.pdf) , ou acessar a guia de manuais no site da Pró-reitoria de planejamento, orçamento e finanças, disponível em: http://www.ufjf.br/planejamento/scdp/.

Colher assinaturas

Após verificar o manual, o interessado deverá separar os documentos e colher as assinaturas necessárias. O diretor ou vice-diretor o qual o servidor está subordinado é o responsável pelas assinaturas que dizem respeito aos ônus e no “Campo 03” do formulário de afastamento internacional, enquanto a sua chefia imediata é o responsável pela assinatura que diz respeito à autorização do afastamento, no “Campo 02” do referido formulário.

Entregar no setor de cadastramento

Com os documentos em mãos, o interessado deverá se dirigir ao setor responsável pelo cadastramento. TAEs lotados nos setores ligados à Direção Geral entregarão a documentação no setor de Orçamento e Finanças, Docentes e TAEs ligados aos institutos entregarão à sua respectiva secretaria de curso, os Diretores deverão entregar a documentação nas suas respectivas secretarias. Esta solicitação deverá ser efetuada com antecedência mínima de 45 dias com relação ao início da viagem devido às análises e procedimentos que deverão ser efetuados no SCDP.

Verificar documentos

Os documentos serão analisados previamente pelo servidor responsável pelo cadastramento e, caso encontre alguma pendência, deverá informar ao interessado para que este possa realizar os ajustes necessários.

Efetuar cadastramento / ajuste

Com os documentos corretos em mãos o servidor responsável, denominado como Solicitante de Viagem no SCDP, irá efetuar o cadastramento da viagem no SCDP.

Reserva de passagem

Caso o interessado tenha solicitado passagem, o servidor responsável, denominado Solicitante de Passagem nesta etapa, dará início ao processo de reserva de passagem*.

Avaliação do proponente

Após realizar a etapa anterior, ou caso não tenha reserva de passagem, o processo será encaminhado para a avaliação do proponente (diretores do instituto, diretor geral ou coordenadores administrativos). Se houver aprovação nesta etapa do processo haverá sequência para a próxima etapa, se não houver, o processo estará encerrado. O proponente poderá ainda declarar pendência, neste caso  o processo retornará para etapa de cadastramento, afim de que seja realizado(s) o(s) ajuste(s) necessário(s).

Aprovação do ministro dirigente

Caso a viagem seja aprovada pelo proponente, ela passará para a aprovação do ministro dirigente (Reitor ou Vice-Reitor), podendo ser aprovada(continuidade normal do processo), reprovada (fim do processo) ou declarada pendência (o processo retorna para etapa de cadastramento, afim de que seja realizados os ajustes necessários). Simultaneamente será aberto um processo na Pró-RH para emissão da portaria para afastamento do país, que será divulgado no Diário Oficial da União (DOU). Esta etapa ocorrerá simultaneamente às etapas de aprovação da autoridade superior, aprovação de despesas e a emissão de bilhete, caso o afastamento tenha características que ocasionem tais etapas.

Aprovação da autoridade superior

O próprio site do SCDP categorizará o processo caso se enquadre em casos especiais; tendo acontecido essa categorização, o processo será analisado por autoridade do Campus Sede, podendo ser o Reitor ou autoridade delegada por este. Nesta etapa o processo poderá, assim como na etapa anterior, ser aprovado (segue o processo), reprovado (processo encerra) ou mesmo poderá ser declarada pendência; neste último caso o processo volta para etapa de cadastramento para que seja realizado o(s) ajuste(s) necessário(s).

Aprovação de despesas

Com a aprovação da autoridade superior (no caso de casos especiais) ou diretamente após a aprovação da viagem (para os casos demais casos), caso haja custeio de diárias e/ou passagens, o processo irá para a etapa de aprovação de despesa, que será feito por autoridade do Campus Sede, normalmente o Pró-Reitor de Planejamento ou outra autoridade delegada pelo Reitor. Se as despesas forem  aprovadas o processo terá sequência, caso reprovado o processo será encerrado, caso seja declarada pendência o processo volta para etapa de cadastramento a fim de que seja realizado o(s) ajuste(s) necessário(s).

Emitir bilhetes

Caso haja a solicitação de compra de passagem, nesta etapa serão emitidos os bilhetes de viagem, tanto pela compra direta, em caso de bilhetes aéreos nacionais, quanto via agência de viagem, para bilhetes aéreos nacionais para roteiros não abrangidos pela compra direta, bilhetes aéreos internacionais ou bilhetes rodoviários.

Execução financeira

Caso haja pedido de diárias, o processo irá para execução financeira, onde o valor referente às diárias será repassado ao interessado via ordem bancária emitida pela Coordenação de Execução e Suporte Financeiro (COESF), no Campus Sede.

*Processo com descritivo próprio

Atualização: 15/02/2018

Verificar manual de solicitação de viagem

O interessado em solicitar viagens nacionais deverá verificar o manual de solicitação de viagens (http://www.ufjf.br/planejamento/files/2016/01/CheckList_PCDP_Nacional_v1.pdf). Todos os formulários citados no Checklist de PCDP nacional podem ser encontrados em: http://www.ufjf.br/campusgv/atendimento/scdp/ na aba Formulários.

Colher assinaturas

Após verificar o manual, o interessado deverá separar os documentos e colher as assinaturas necessárias. O diretor ou vice-diretor o qual o servidor está subordinado é o responsável pelas assinaturas que dizem respeito aos ônus, enquanto a sua chefia imediata é o responsável pela assinatura que diz respeito à autorização do afastamento (Campo 02 do formulário de afastamento nacional).

Entregar no setor de cadastramento

Com os documentos em mãos, o interessado deverá se dirigir ao setor responsável pelo cadastramento. TAEs lotados nos setores ligados à Direção Geral entregarão a documentação no setor de Orçamento e Finanças, Docentes e TAEs ligados aos institutos entregarão à sua respectiva secretaria de curso, os Diretores deverão entregar a documentação nas suas respectivas secretarias. Esta solicitação deverá ser efetuada com antecedência mínima de 15 dias com relação ao início da viagem devido às análises e procedimentos que deverão ser efetuados no SCDP.

Verificar documentos

Os documentos serão analisados previamente pelo servidor responsável pelo cadastramento e, caso encontre alguma pendência, deverá informar ao interessado para que este possa realizar os ajustes necessários.

Efetuar cadastramento / ajuste

Com os documentos corretos em mãos o servidor responsável, denominado como Solicitante de Viagem no SCDP, irá efetuar o cadastramento da viagem no SCDP.

Reserva de passagem

Caso o interessado tenha solicitado passagem, o servidor responsável, denominado Solicitante de Passagem nesta etapa, dará início ao processo de reserva de passagem*.

Avaliação do proponente

Após realizar a etapa anterior, ou caso não tenha reserva de passagem, o processo será encaminhado para a avaliação do proponente (diretores do instituto, diretor geral ou o coordenador administrativo). Se houver aprovação nesta etapa do processo haverá sequência para a próxima etapa, se não houver, o processo estará encerrado. O proponente poderá ainda declarar pendência, neste caso  o processo retornará para etapa de cadastramento, afim de que seja realizado(s) o(s) ajuste(s) necessário(s).

Aprovação da autoridade superior

O próprio site do SCDP categorizará o processo caso se enquadre em casos especiais; tendo acontecido essa categorização, o processo será analisado por autoridade do Campus Sede, podendo ser o Reitor ou autoridade delegada por este. Nesta etapa o processo poderá, assim como na etapa anterior, ser aprovado (segue o processo), reprovado (processo encerra) ou mesmo poderá ser declarada pendência; neste último caso o processo volta para etapa de cadastramento para que seja realizado o(s) ajuste(s) necessário(s).

Aprovação de despesas

Com a aprovação da autoridade superior (no caso de casos especiais) ou diretamente após a aprovação da viagem (para os casos demais casos), caso haja custeio de diárias e/ou passagens, o processo irá para a etapa de aprovação de despesa, que será feito por autoridade do Campus Sede, normalmente o Pró-Reitor de Planejamento ou outra autoridade delegada pelo Reitor. Se as despesas forem  aprovadas o processo terá sequência, caso reprovado o processo será encerrado, caso seja declarada pendência o processo volta para etapa de cadastramento a fim de que seja realizado o(s) ajuste(s) necessário(s).

Emitir bilhetes

Caso haja a solicitação de compra de passagem, nesta etapa serão emitidos os bilhetes de viagem, tanto pela compra direta, em caso de bilhetes aéreos nacionais, quanto via agência de viagem, para bilhetes aéreos nacionais para roteiros não abrangidos pela compra direta, bilhetes aéreos internacionais ou bilhetes rodoviários.

Execução financeira

Caso haja pedido de diárias, o processo irá para execução financeira, onde o valor referente às diárias será repassado ao interessado via ordem bancária emitida pela Coordenação de Execução e Suporte Financeiro (COESF), no Campus Sede.

*Processo com descritivo próprio

Formulários utilizados

Atualização: 15/02/2018

Reserva de passagens

O processo de reserva de passagens será realizado quando houver pedido de passagem no processo de “Viagens Nacionais e Internacionais”. As reservas de passagem podem ocorrer para três situações: para solicitação de passagem aérea nacional, aérea internacional e rodoviária, sendo estabelecidos processos específicos à cada caso.

Aérea Nacional

Caso a solicitação seja de passagem aérea nacional, o solicitante deverá verificar no SCDP a possibilidade de compra direta. Caso haja a possibilidade, o mesmo deverá seguir para etapa de geração de cotação, no próprio SCDP, caso não seja possível, para a cotação de passagem.

Aérea Internacional / Rodoviária

Caso a solicitação seja para passagem internacional ou passagem rodoviária, o proponente deverá seguir para etapa da solicitação de cotação de passagens.

Gerar cotação, no SCDP

Caso haja possibilidade de compra direta para passagens nacionais, o solicitante deverá gerar a cotação através do site do SCDP.

Selecionar voos

Feita a cotação, o solicitante deverá selecionar o voo de acordo com as normas para escolha de passagens (vide Anexo I).

Preencher dados e justificativas, se  necessário

Caso seja o primeiro registro de reserva de passagem para o interessado via compra direta no SCDP, o solicitante deverá preencher os dados solicitados pelo sistema. Ao selecionar o voo, o solicitante deverá preencher os dados da viagem, e caso haja algo que por alguma razão não esteja de acordo com a normatização, o solicitante deverá justificar.

Solicitação da cotação de passagem

Caso não haja a possibilidade de compra direta para o tipo de viagem, o solicitante deverá solicitar a cotação de passagens à agência de viagens contratada pela universidade.

Enviar cotação de passagens

A agência de viagens enviará, via e-mail, a cotação da(s) passagem (s) solicitada(s).

Preencher reservas, no SCDP

De acordo com as regras para escolha de passagens (Vide Anexo I), o solicitante deverá selecionar a passagem que melhor se enquadra no processo e preencher os dados da viagem no SCDP.

Justificar, se necessário

Caso haja alguma desregularidade em relação à normatização padrão, o solicitante deverá preencher o campo de justificativas.

Encaminhar para análise do proponente

Feito todas as etapas anteriores necessárias, o solicitante encaminhará o processo para a análise do proponente.

Anexo 1

Instrução Normativa nº 03/2015, da Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão:

“Art.  16. A escolha  da melhor tarifa  deverá ser realizada  considerando o horário  e o período da

participação do servidor no evento, o tempo de traslado e a  otimização do trabalho, visando garantir condição laborativa  produtiva, preferencialmente utilizando os seguintes parâmetros:

1. I) a  escolha  do voo deve  recair prioritariamente  em percursos de menor duração,  evitando­-se, sempre que possível, trechos com escalas e conexões;
2. II) os  horários  de partida  e de chegada  do voo devem estar compreendidos no período entre 7hs e 21hs, salvo a inexistência de voos que atendam a estes horários;

III) em  viagens  nacionais,  deve-­se priorizar  o horário de chegada  do voo que anteceda em  no mínimo 3hs o início previsto dos trabalhos, evento ou missão; e

1. IV) em  viagens  internacionais,  em que a soma dos trechos  da origem até o destino ultrapasse  8hs, e que sejam realizadas no período  noturno, o embarque, prioritariamente, deverá  ocorrer com um dia de

antecedência.

Parágrafo  único. A escolha  da tarifa deve privilegiar  o menor preço, prevalecendo, sempre que possível, a tarifa em classe econômica, observado o disposto neste artigo e no art. 27 do Decreto no 71.733, de 18 de janeiro de 1973.”

Apesar do fato de tal instrução citar o transporte aéreo, os mesmos critérios regem a escolha para as passagens rodoviárias.

Atualização:15/02/2018

Verificar se há PDCP para análise, no SCDP

Se houverem PCDPs para análise, estas aparecerão na aba “aprovação” no sistema do SCDP.

Verificar documentos e informações

Ao verificar a necessidade de analisar uma PCDP, o proponente deverá abrir a página relativa à ela e verificar os documentos e informações que constam para, a partir daí, fornecer um dos pareceres.

Fazer complementos, se necessário

Ao verificar que os documentos necessários estão presentes e julgar correto o pedido de PCDP, o assessor do proponente irá fazer complementos, se necessário, na parte do formulário específica para tal, e concordar. Caberá ao proponente a decisão final de acatar a concordância e aprovar a PCDP ou não acatar e devolvê-la ou reprová-la.

Justificar

Caso o proponente encontre inconformidades*, este poderá discordar do pedido.

Neste caso o assessor deverá informar a justificativa para a discordância do parecer. Caberá ao proponente a decisão final de acatar a discordância e devolver ou reprovar a PCDP, ou não acatar e aprová-la. (Neste caso o processo será encerrado e deverá ser enviada a justificativa pela qual se deu a inconformidade do pedido.)

Informar pendência e retornar para o solicitante

Caso esteja faltando documentos ou informações, ou ainda haja incoerência entre os mesmos, o assessor do proponente poderá encaminhar os documentos novamente ao solicitante para que este faça as correções necessárias e submeta novamente os processos.

Fim do processo

* Documentos vide Anexo 1

Anexo 1

Justificativas para pareceres negativos SCDP:

– SEM PAGAMENTO DE PASSAGEM: “Falta de amparo legal em relação à dispensa de

recebimento de passagens – Verificar LEI 8112/1990. art 58;e; LEI 13242/2015, art. 17, § 8º referente ao pagamento de diárias e passagens. Para análise quanto a aprovação da mesma devido ao não pagamento das passagens”.

– PAGAMENTO DE DIÁRIAS NO PERCENTUAL DE 50% SEM INDICAR QUEM IRÁ PAGAR OS OUTROS 50%- : Para análise quanto a aprovação da mesma "Solicitação de pagamento de 50% de diárias, favor analisar esta questão com base na legislação: Lei 8112, art. 58 § 1o; Decreto 5992/06, art. 2o. § 1o.; Decreto 71733/73, art 23, § 1o; Nota Técnica Nº167/2009/COGES/DENOP/SRH/MP;

– MENOS DE 10 DIAS: “Solicitação foi feita com menos de 10 dias. Favor se atentar para

legislação: IN Nº 3/2015 – MP –, Arts. 14 e 21; Acórdão TCU 2789/2009 – Plenário. Analisar quanto a aprovação da mesma”

– APÓS MISSÃO: PCDP retroativa – favor se atentar para legislação: Acórdão TCU 1151/2007 – Plenário – 9.2.1.6 e 9.2.1.7: ”9.2.1.6. Para análise quanto à aprovação”.

– SEM PAGAMENTO DE DIÁRIAS (Servidor): PCDP solicitada sem pagamento de diárias, favor verificar legislação: LEI 8112/90, art.58; Decreto 5992/06; Acórdão TCU 569/2002 e NOTA INFORMATIVA Nº 421/2013/CGNOR/DENOP/ SEGEP/MP: 13-15

– SEM PAGAMENTO DE DIÁRIAS e/ou custeio do transporte(Colaborador eventual): PCDP

solicitada sem pagamento de diárias/transporte, favor verificar legislação: LEI 8162/91, art.4º;

Decreto 5992/06, Art.10; e Acórdão TCU 569/2002.

Atualização: 15/02/2018

Viagem antecipada

Caso o ajuste seja devido ao adiantamento da data de retorno da viagem, a primeira etapa será o ajuste de viagem.

Viagem não ocorreu

Caso o ajuste seja devido à não ocorrência da viagem a etapa seguinte será “Anexar os documentos”.

Ajuste da viagem

O solicitante deverá realizar, no site do SCDP o ajuste de viagem, incluindo ou modificando as informações presentes para o determinado processo.

Anexar documentos

É necessário anexar ao processo da viagem, os documentos que comprovem a diferença de datas de acordo com a modificação ocorrida entre a maneira que havia sido programada e a nova condição. O ajuste deverá ser feito na aba “prestação de contas”, na opção “Atenção: Caso a viagem não tenha ocorrido conforme planejado, CLIQUE AQUI para complementá-la”, no site do SCDP. Caso a solicitação seja por não ocorrência da viagem a justificativa deverá ser anexada.

Encaminhar para análise do proponente

Após os ajustes realizados no caso de “Viagem antecipada”, o processo será encaminhado para análise do proponente. Se houver aprovação o processo seguirá para etapa de “devolução de valores”.

Devolução de Valores

O solicitante irá verificar o valor a ser devolvido, a fim de gerar a GRU.

Gerar GRU

Com o valor referente à modificação, o solicitante gerará a GRU (Guia de recolhimento da União), no site do SDCP, através do ícone “Gerar GRU”. Após clicar no ícone, o solicitante será redirecionado para a página do Tesouro Nacional, onde deverá preencher os dados solicitados.

Encaminhar GRU para interessado

O proponente deverá encaminhar, via e-mail, a GRU ao interessado para realizar o pagamento.

Enviar comprovante do pagamento da GRU

Após realizar pagamento, o interessado deverá retornar, via e-mail, ao solicitante o comprovante da GRU.  

Anexar Comprovante e GRU no SCDP

Ao receber o retorno do interessado, o solicitante deverá anexar o comprovante de pagamento ao GRU e finalizar o processo no SCDP.